Orice persoana care face parte din structurile de verificare a proiectelor care este angajata in orice fel de relatie profesionala sau personala cu promotorul de proiect sau are interese profesionale sau personale in proiect, poate depune proiecte cu obligatia de a prezenta o declaratie in scris in care sa explice natura relatiei/interesul respectiv si nu poate participa la procesul de selectie a proiectelor. La inceputul fiecarei intalniri membrii GAL trebuie sa declare (Declaratie scrisa pe propria raspundere) eventualele conflicte de interese aferente subiectelor de pe agenda intalnirii prin informarea plenului GAL, in mod transparent. Declaratia va face referire la prevederile art.10 si art.11 din OG 66/2011, Cap.2, Sectiunea II – Reguli in materia conflictului de interes si va contine cel putin urmatoarele: numele si prenumele declarantului; functia detinuta la nivel GAL; rolul in cadrul procesului de evaluare, CS/CSC; asumarea faptului ca in situatia in care se constata ca aceasta declaratie nu este conforma cu realitatea, persoana semnatara este pasibila de incalcarea prevederilor legislatiei penale privind falsul in declaratii. Acel membru care a declarat conflictul de interese poate continua sa participe la lucrarile Grupului cu aprobarea presedintelui acestuia. Daca conflictul este la nivelul presedintelui Grupului, vicepresedintele va conduce lucrarile sedintei. Conflictele de interese vor fi mentionate detaliat in procesul-verbal de sedinta si in cadrul fiecarei opinii emise. „Un «conflict de interese» presupune existenta unui conflict intre indatoririle publice si interesele private ale unui functionar public, interesele private ale functionarului putand influenta in mod necuvenit exercitarea indatoririlor si a responsabilitatilor sale oficiale.”
Articolul 57 alineatul (2) din Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Uniunii Europene (Regulamentul nr. 966/2012) da o definitie a conflictului de interese in contextul efectuarii de plati din bugetul UE si al gestionarii acestui buget: „1. Actorilor financiari si altor persoane implicate in executia si gestionarea bugetului, inclusiv in elaborarea actelor pregatitoare corespunzatoare, precum si in auditarea sau controlul bugetului le este interzis sa ia masuri care pot genera un conflict intre propriile lor interese si cele ale Uniunii. (…) 2. In sensul alineatului (1), un conflict de interese exista in cazul in care exercitarea impartiala si obiectiva a functiilor unui actor financiar sau ale unei alte persoane, mentionate la alineatul (1), este compromisa din motive care implica familia, viata sentimentala, afinitatile politice sau nationale, interesul economic sau orice alt interes comun cu cel al destinatarului”. Conflictul de interese conduce la incalcarea principiilor transparentei, egalitatii de tratament si/sau nediscriminarii pe care orice contract de achizitii publice trebuie sa le respecte, in conformitate cu articolul 102 din Regulamentul financiar 2. Angajatii/reprezentantii GAL implicati in elaborarea proiectului nu pot fi implicati in procesul de selectie sau de aprobare a acestuia. Cei implicati in elaborarea, evaluarea, selectia sau aprobarea proiectului nu trebuie sa fie implicati in activitati de verificare a cererilor de plata. Fiecare dintre aceste persoane vor completa o declaratie pe propria raspundere prin care vor preciza daca se afla in situatii de conflict de interese in conformitate cu prevederile OUG 66/ 2011, in care vor preciza inclusiv daca si cum au fost implicati in vreuna din etapele unui proiect, asa cum sunt descrise mai sus si isi asuma obligatia sa nu dezvaluie informatiile confidentiale cunoscute cu ocazia activitatilor lor din cadrul GAL. In plus, pe siteul GAL va fi publicata legislatia in vigoare privind evitarea conflictului de interese real/aparent/ potential.